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Assistenz Leitung Finanz/ HR (m/w/d)

Stabsstelle | Finance/HR | Provisionskontrolle & Projekte | Wien | Vollzeit

Du möchtest nach deinem Studium nicht in einer klassischen Assistenzrolle starten, sondern früh Verantwortung übernehmen und aktiv an der Weiterentwicklung von Prozessen mitarbeiten? Du denkst gerne strukturiert, arbeitest dich in komplexe Themen ein und möchtest Abläufe nicht nur verstehen, sondern auch besser machen?

In dieser Position arbeitest du direkt mit der Leitung Finance/HR zusammen und unterstützt sowohl bei strategischen als auch operativen Fragestellungen. Du begleitest Projekte von der Konzeption bis zur Umsetzung, analysierst bestehende Abläufe und entwickelst nachhaltige Standards für Finance- und HR-nahe Prozesse. Ein aktueller Schwerpunkt liegt auf der Weiterentwicklung und Implementierung einer transparenten Provisionskontrolle. Ziel ist es, klare, nachvollziehbare und langfristig tragfähige Lösungen zu schaffen, die perspektivisch auch automatisiert abbildbar sind. Darüber hinaus übernimmst du Verantwortung in sensiblen Themenfeldern wie Zahlungsprozessen, Dokumentation und Richtlinienerstellung. Dafür bringst du ein hohes Maß an Genauigkeit, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein mit und behältst auch im Detail den Überblick.

Deine Aufgaben

  •  Unterstützung in der Abwicklung des Debitorenmanagements
  • Eigenverantwortliche Abwicklung der Provisionskontrolle
  • Prüfung, Erfassung und termingerechte Bearbeitung von Kreditorenrechnungen sowie Zahlungsabwicklung
  • Aufbau, Weiterentwicklung und Dokumentation effizienter Finanz- und Abrechnungsprozesse
  • Proaktive Unterstützung der Leitung Finanzen und HR als operativer Sparringspartner
  • Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Analysen und Konzepten Aktive Mitarbeit an strategischen Projekten und Prozessoptimierungen im Finanz-, HR- und Administrationsbereich
  • Entwicklung und Verschriftlichung interner Richtlinien und Standards

Das bringst du mit

  • Abgeschlossenes Studium (idealerweise Betriebswirtschaftslehre mit dem Schwerpunkt Finance/HR, Wirtschaft & Recht o.Ä.)
  • Strukturierte, analytische Arbeitsweise und sehr gutes Zahlenverständnis
  • Sicherer Umgang mit Excel (Daten prüfen, logisch auswerten, Unstimmigkeiten erkennen)
  • Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Umsetzungsstärke
  • Fähigkeit, Prozesse zu durchdenken, sauber zu dokumentieren und verständliche Richtlinien zu formulieren
  • Vernetztes Denken sowie professionelle, diskrete Kommunikation – insbesondere im Umgang mit sensiblen Daten
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil:

  • Erste praktische Erfahrung im Finanz- oder Versicherungsbereich
  • Kenntnisse im Projekt- oder Prozessmanagement
  • Grundverständnis von Provisionslogiken
  • Erfahrung mit BMD NTCS

Unser Angebot für dich

Mehr Erholung:
Bei uns erhältst du eine 6. Urlaubswoche.

Zukunftssicherung:
Ein stabiles, international agierendes Familienunternehmen, das auf langfristige Zusammenarbeit setzt.

Moderne Arbeitswelt:
Helle Büros im Herzen Wiens, ergonomische Ausstattung, viel Grün und unsere Funk-Lounge für eine angenehme Atmosphäre.

Flexible Arbeitszeiten:
Gleitzeit ohne Kernzeit sowie Home-Office-Möglichkeiten.

Individuelles Onboarding:
Wir begleiten deinen Start strukturiert und unterstützen dich beim Hineinwachsen in deine Rolle.

Weiterentwicklung:
Regelmäßige Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten – fachlich und persönlich.

Zusatzleistungen:
24h-Unfallversicherung, Mitarbeitendenrabatte, Firmen- & Sportevents, Obstkorb u. v. m.

Das Jahresbruttogehalt beträgt mindestens 43.000,- EUR. Dein tatsächliches Gehalt richtet sich selbstverständlich nach deiner Erfahrung und Qualifikation.